Про вимір архівних матеріялів

Потреба виробити якийсь-то одноманітний і більш або менш точний спосіб, якусь-то більш або менш точну одиницю виміру архівних матеріялів дуже гостро відчувається в практиці архівної справи. Вимір в’язками, «одиницями переховування», мішками, ящи­ками, возами і т. инш. цілком незадовольняючий, насамперед, через крайню нестійкість, змінливість перелічених одиниць переховування; очевидно, що, вживаючи такий спосіб виміру, не можна дійти до скільки-небудь задовольняючих наслідків. Єдиним правильним спосо­бом виміру є спосіб, збудований на певній одиниці обсягу (арх. мате­ріялів), зведеній до більш або менш певного її вагового значіння.

Вимір у такий спосіб, що ми його хочемо запровадити до вжит­ку, повинен задовольняти нижчезазначеним вимогам: по-перше, він мусить бути легким, простим та швидким, потрібувати як-найменше аритметичних обчислень, по-друге, цей спосіб мусить бути однаковим для всякого роду архівних матеріялів; по-третє, вимір, зроблений в оди­ницях обсягу, повинен просто та швидко перекладатися на одиниці ваги. Оця остання вимога як раз і викликається тим, що в практиці конче потрібно мати можливість швидко та точно перейти від обсягової кількости тих або инших архівних матеріялів до їх вагової кількости.

Уявімо собі, що ввесь той або инший архівний матеріял складе­ний у вигляді прямокутного паралелепіпеду, що його основою є пло­ща-прямокутник тих однакових своїм квадратним розміром аркушів, що становлять головнішу частину (приміром 80 % і більше) даного архівного матеріялу, тоді буде ясним, що висота цього паралелепіпеду є, так би мовити, товщина цього матеріялу, тоб-то його лінійний вимір по корінцю. Звичайно, даний архівний матеріял можна покласти більш або менш густо, так що в такому що до розміру паралелепіпеді кількість цього матеріялу буде більша або менша. Проте за досвід­ними даними, що в нас є, як що укладатиме матеріял людина серед­ньої сили, а таким здебільшого й може бути архівіст, – різниця буде така незначна, що її можна легко знехтувати при великій кіль­кості матеріялу. Будемо вважати, що весь матеріял пов’язаний в невеличкі в’язки (25 см.) середньої густоти й складається з аркушів паперу до писання звичайного формату (40 см. х 25 см.), як то найчастіше трапляється, то оця саме площа аркушу звичайного формату буде основою паралелепіпеду, що ми його будуємо, а тому такий матеріял можна виміряти одиницею лінійної міри, що буде означати висоту паралелепіпеду, складеного з даного матеріялу, що його основа дорівнює площі аркушу паперу до писання звичайного формату.

Таким чином треба зводити обсяг кожного архівного матеріялу до обсягу паралелепіпеду, що має вищезазначену завжди одинакову основу. Тоді одиницею, що визначає кількість даного архівного матеріялу, буде висота цього паралелепіпеду. Оця-ж висота виміряється дуже просто: вона дорівнює лінійній мірі даного архівного матеріялу, виміреного по його товщині, по корінцю. Як-що архівний матеріял написаний в своїй переважній основній масі на аркушах паперу до писання вищезгаданого звичайного формату і стоїть на полицях у один ряд досить густо, або лежить плазом на полиці (або просто на підлозі) окремими стопками, то по суті ввесь цей матеріял, можна вважати, являє собою нам паралелепіпед, але не один, а де-кілька таких паралелепіпедів, причому кожний такий паралелепіпед або лежить на одному з своїх довгих боків, як що матеріял стоїть на полицях, або лежить на своїй основі, як що матеріял лежить плазом на полицях окремими стопками. Таким чином треба тільки вимірити довжину по корінцю архівного матеріялу, що стоїть на полиці (а потім – на полицях, як що їх є де-кілька), або по корінцю ж висоту стопки (а потім усіх стопок, як що їх є де-кілька), коли матеріял лежить на полиці плазом (або на підлозі) – щоб знайти висоту вишукуваного паралелепіпеду, що ми утворюємо з даного архівного матеріялу, тоб-то принятий нами його вимір, даний в лінійних метрах. Припускаючи, що основа паралелепіпеду завжди залишається незмінною (тоб то завжди дорівнює площі звичайного аркуша паперу до писання), обсяг такого архівного матеріялу досить точно визначається вже одною висотою, даною в лінійних метрах. Отже, як що, ідучи за вищенаведеним, буде зазначено, що лінійний розмір даного архівного матеріялу – 7 лінійних метрів по корінцю, то це значить, що на обсяг даний матеріял являє собою паралелепіпед з основою-площею в 38 х 26 см. і висотою в 7 лін. метр. Це значить, що 1) цей матеріял, як що поставити його на корінець на полиці (або на підлозі) в один ряд стійма, займе просторінь полиці в 7 метрів завдовжки, або 2) як що цей матеріял покласти плазом на полицю в стопках, коли полиця, примірно 50 см. заввишки, займе на ній (7 м.: 50 см.) = 14 місць, що становить 14 окремих стопок, а кожна з них дорівнює 26-27 см. (як що матеріял лежить поперек полиці), тоб-то разом (26 х 14) = 3,65 м. полиці завдовжки.

Таким чином, вживаючи даний спосіб виміру, маємо такі вигоди: по-перше, цей вимір зазначається тільки одним числом лінійної міри, по-друге, знаючи розмір якого-будь матеріялу в даному його виміру, дуже легко та просто, як ми допіру бачили, зараз же з’ясувати скільки потрібно полиць в архівосховищі, щоб покласти на них цей матеріял лігма або стійма, як забажається.

Є ще одна вигода цього виміру: він робиться дуже просто. Роз­гляньмо всі можливі випадки. Цей спосіб має два варіянти: справи стоять або на своїй меншій (нижній) стороні, або на більшій (боковій), причому, коли архівні матеріяли переховуються не у в’язках, а окре­мими одиницями, то звичайно при першому варіянті вони стоять корінцями наверх так, як книги в бібліотечній шафі, а при другому – справи стоять на корінцях, а книги корінцями догори. Вимір архів­них матеріялів, що переховуються вертикально, можна очевидно, звести до виміру довжини стелажних полиць, що займають ці мате­ріяли. Отже, як що яку-будь полицю повністю займають мятеріяли одного якого-будь фонду, то для визначення розміру цих матеріялів виміряється довжину всієї полиці.

Як що на полиці чомусь є вільні простори, то матеріяли, що є на ній, зсуваються (але не притуляються) до одного боку полиці і після цього виміряється довжину заповненої матеріялами частини полиці. В останньому випадку, краще виміряти матеріяли, що перехову­ються не у в’язках, за першого варіянту – на середині їх висоти, тому що верх або низ крайньої одиниці може трохи відхилитися в той або инший бік, а за другого варіянту – по верху або низу, в залежності від того, чи стоять, одиниці корінцями наверх (книги), або вниз (справи); бо найбільша товщина і справ і книг звичайно в корінці. Як що-ж матеріяли переховуються у в’язках, то, щоб визначити їх розмір, краще прикладати плазом звичайну лінійку до середини крайньої в’язки, тому що найбільша товщина в’язок звичайно в середині, і виміряти відстань від боку полиці до лінійки.

Більш розповсюджений спосіб горизонтального переховування архівних матеріялів у де-якій мірі ускладняє вимір, тому що дово­диться виміряти кожну окрему частину матеріялів, яка лежить на окремій частині полиці. Отже, щоб уникнути багатьох дрібних вимі­рів, краще виміряти до укладання матеріялів на стелажі, коли, кла­дучи одну в’язку на одну яко-мога більше, можна де-кількома великими частинами вимірити ввесь фонд. Як що доводиться одно­часно виміряти де-кілька в’язок, на середину верхньої в’язки кла­деться плазом лінійка і виміряється висоту до лінійки. Виміряючи окремі в’язки, також краще вживати лінійку, тому що товщина в’язки по боках здебільшого різна, найбільша-ж, звичайно, з середині. Матеріяли, не пов’язані чому-будь у в’язки, теж виміряються можливо великими стопками, при цьому стопку трохи здавлюють лінійкою, тому що в окремих внутрішнє невпорядкованих справах документи можуть лежати не густо. Як що в архіві нема певного способу переховування і на одній і тій-же полиці матеріяли і лежать і стоять, то виміряти на полиці, очевидно, дуже трудно і тому в таких випадках для переведення виміру краще матеріяли з полиці поздіймати.

Трохи складніше, як що архівний матеріял звалений просто на підлозі в невизначені своїми формами кучі. Тоді раніш ніж виміряти цей матеріял, треба скласти його так, щоб він являв собою правильний прямокутний паралелепіпед («штабель»), далі вичислити обсяг цього паралелепіпеду – штабелю, тоб-то перемножити його довжину, висоту та ширину, показані в метрах, далі одержане число, що визначає обсяг даного архівного матеріялу, розділити на (39/40 х 25 см.), тоб-то на розмір площі основи того паралелепіпеду, до висоти якого ми зводимо одиниці нашого виміру. Одержана частка і буде саме означати висоту паралелепіпеду вимірюваного арх. матеріялу, що його основа є звичайний аркуш паперу до писання, тоб-то вишукуваний вимір даного архівного матеріялу.

До цього часу ми розглядали той випадок, коли архівний матеріял в своїй основній масі складається з документів або «справ», що їх розмір дорівнює (приблизно) розмірові звичайного аркушу паперу до писання (39 х 25 см.), і зводили його до паралелепіпеду, якого основою є от-такий саме розмір, а висота лінійний розмір по корінцю – оце й є одиниці виміру, який ми переводимо. Розгляньмо тепер инший випадок, а саме, коли архівний матеріял складається з книг або документів, що їх розмір є цілком одмінний від розміру звичайного аркушу паперу до писання. Так, приміром, банкові книги, статистично-облікові документи, яких иноді є дуже багато, – звичайно мають цілком инші розміри. Проте і в цьому випадку принципи виміру залишаються ті-ж самі. Як що такий матеріял стоїть або лежить на полицях, або на підлозі, то також треба взяти його лінійний розмір по його тов­щині, тоб-то поперек його корінця. Оцей лінійний розмір і буде його виміром. Тільки при цифрі, що означає такий розмір, треба в дуж­ках зазначити вимір площі тих документів або книг, що становлять головну масу даного матеріялу. Таким чином і тут ми зводимо вимі­рюваний матеріял до прямокутного паралелепіпеду, що його висота і буде виміром цього матеріялу, але основа вже не буде розміром площі аркушу паперу до писання, а розміром книги або документу. Як що такий матеріял лежить у штабелях, то обсяг оцих штабелів треба розділити на площу того прямокутника, яким ми виміряємо розмір книг або документів, що складають головну масу даного архівного матеріялу. Одержана частка буде висотою того паралеле­піпеду, що його можна утворити з даного архівного матеріялу, склавши його так, щоб основою паралелепіпеду була площа нормальної книги або документу, які становлять головну масу матеріялу. Оця висота в її метричній мірі і буде вишукуваний вимір даного штабелю архів­ного матеріялу. Припустімо, що де-який матеріял, що його треба вимірити, складений в штабель. Насамперед належить вимірити ви­соту, потім ширину та глибину цього штабелю. Нехай його висота буде 2 метри, ширина – 5 метр., товщина – 2 метр. Тоді обсяг цього штабелю становить 2 х 5 х 2 = 20 кб. метр. Далі треба встановити, яка площа тих книг або справ, що складають основну масу архівного матеріялу, тоб-то вимірити ширину та висоту одної книги або справи. Перемноживши оці цифри, одержимо вишукувану площу. Нехай ширина – 50 см., а висота – 80 см., тоді площа буде дорівнювати 50 х 80 = 4000 кв. см. Тепер одержати вишукуваний вимір дуже легко: треба 20.000.000 : 4000 = 5000 (лін. сант. = 50 лін. метр.). Таким чином вимірений нами архівний матеріял за нашою формою виміру буде дорівнювати 50-ти лін. метр. (50 х 80). Оці 50 лін. метрів і будуть висотою того паралелепіпеду, що його можна утворити з цього мате­ріялу, як що за основу його вважати розмір книг або справ, з яких переважно складається даний архівний матеріял. Тепер нам нетрудно дізнатись, яку кількість полиць займе даний архівний матеріял, як що висота полиць 50 см. (або 0,5 м.). Як що висота стопок (в яких мате­ріял складений плазом на полицях), буде 50 см. (0,5 м.), то таких стопок, очевидно, буде 50 лін. метрів: 1/2 м., тоб-то рівно 100. Як-що стопки лежатимуть на полицях на довгому боку їх основи вздовж полиць, то кожна стопка займе на полиці 80 лін. см. (тоб-то розмір висоти книг та справ, див. вище). Як-що 3 см. потрібно залишити, як простір, поміж стопок, то таким чином одна стопка займе на полиці 83 лін. см., а 100 таких стопок (з яких складається ввесь матеріял) займуть 8300 лін. см., тоб-то 83 лін. метр. полиці.

Треба завжди мати на увазі, вживаючи вищенаведений спосіб виміру арх. матеріялів, що він не дає дуже великої точности, що він наближений, що зважування арх. матеріялів на важниці, дасть, зви­чайно більшу точність. Але ми сміливо можемо твердити, що для звичайних практичних цілей наближеність цього способу є цілком достатня, бо вона тут остільки велика, що нею можна легко задоволь­нитися в практичній роботі.

Вищезгаданий спосіб виміру арх. матеріялів має ще одну вигоду, а саме він дає змогу встановити певне взаємовідношення поміж ліній­ною одиницею виміру архівного матеріялу і його вагою, тоб-то легко перевести вагу в лінійний розмір і навпаки. Безсумнівно, можливість такого переводу (хоча й би тільки наближеного) дає великі прак­тичні вигоди. Звичайно, вага паперу різного часу взагалі різна. Різниця тут буває иноді дуже велика, тому треба завжди зважати на те, якого часу даний арх. матеріял. Низка досить широко та обережно поставлених досвідів може безумовно дати тут більш або менш точні коефіцієнти для такого переводу, в усякому разі цілком задовольняю­чого для практичних завдань, а саме обчислень, зв’язаних із перево­зом та вкладанням архівних матеріялів.

Стаття була опублікована у журналі “Архівна справа” (книга 5-6, 1928 р., с. 34-39).