Питання про встановлення норм виробу для різних видів архівно-технічної роботи мусить бути вирішене, поперше, з метою уможливити реальніше плянування роботи в архівних установах, подруге, з метою обліку пророблюваної роботи, щоби мати змогу стежити за ходом роботи, вчасно подавати допомогу на тих ділянках, де виявляться будь-які прориви; порівняння з нормами завжди оце все з’ясує. Такі можливості, забезпечувані наявністю норм виробу, остільки важливі для правильної і раціональної постави архівного будівництва, що є цілковита необхідність зайнятися встановленням оцих норм.
Немає сумніву, що робота над встановленням таких норм досить складна і потрібує часу для її належного виконання. В дальшому я торкнуся лише питання методології цього завдання і лиш в напрямі основних принципових її моментів.
Для встановлення норм архівно-технічного виробу, норм досить об’єктивних, точних і науково-побудованих, очевидячки, є два головних шляхи, що один одного не виключають, а навпаки взаємно допомогають, взаємно контролюють одержувані результати. Гадаємо, що інших основних шляхів, щоб встановити норми виробу, взагалі немає та що оці два шляхи дадуть досить задовільні наслідки.
Перший з цих шляхів – статистичний, другий – лябораторний. Статистичний шлях полягає в скупчуванні масового матеріялу із спостережуваного досвіду різних видів архівно-технічної роботи, звідкіля вже способом статистичних вправ виводять нормальну (типову) пересічну для кожного виду роботи. Шлях лябораторний сходить до переведення низки досвідних, здійснюваних в лябораторній обстанові, постав різних архівно-технічних робіт з метою встановити потрібний час для їхнього виконання, причому, звичайно, для постави досвідів спеціяльно добирають робітників відповідної кваліфікації. Норми, що їх одержать шляхом статистичним, мусять бути перевірені нормами, встановленими в спосіб лябораторний; те чи інше збігання встановлених обома шляхами результатів дає достатню гарантію потрібно певности норми.
Проте, за встановлення всякої архівної норми виробу, як би там вона не була правильна і найпевніше виведена, треба пам’ятати, що ця норма завжди дає тільки орієнтовану величінь, що по суті має лише відносне значення. Вона вказує лише ту межу, біля якої повинен бути нормальний виріб в кожному конкретному випадку. То є величінь, що для того, чи того конкретного випадку, залежно від наявних будь-яких особливих умов, може різко розійтися з реальною. З огляду на таке значення норми, суто формального ставлення до неї ні в якому разі не може бути і з таким ставленням треба рішуче боротися.
Перший з вищезгаданих шляхів для вироблення архівно-технічних норм – статистичний, як умовно можна його назвати, передбачає насамперед наявність масового матеріялу, себ-то значного числа випадків переведення тої, чи тої архівно-технічної роботи в умовах, звичайних для такого переведення. Отже постає перше завдання: одержати такого типу матеріял. Добрати його цілком можливо. Центральне Архівне Управління зробило спробу одержати такий матеріял способом надіслання до архівних установ (більш значних) анкетно-облікового характеру аркушів, що їх повиннї були заповнювати робітники цих установ в процесі їхньоі поточної роботи. Був вироблений тип цієї анкети, накреслені види самої роботи і одиниці їхнього виміру. Все це вже було опубліковано в «Архівній Справі» (№ 5-6, стор. 94-96), отже докладно про це говорити в даній статті не має потреби. Треба лише відзначити, що наслідки заведення такої анкети в цілому були задовільні: по багатьох видах архівно-технічної роботи в такий спосіб вдалося зібрати саме масовий матеріял і в достатній кількості. Цей досвід показав, що поперше, для добіру кількісно достатнього матеріялу потрібується чимало часу, особливо, якщо мається на меті одержати матеріял в якнайбільшому числі видів, типів роботи, і подруге, що термінологія робіт мусить бути надто виточнена, при чому треба брати вид, тип роботи в найпростішій його формі, щоби одразу непомітними привхожими моментами інших форм роботи не затушувати основної за даного випадку роботи.
Матеріял, одержаний в такий от спосіб, повинен підпасти статистичному обробленню; лише за такого оброблення й можна одержати ті норми, об’єктивні і певні, що нам потрібні. Зрозуміло, що за норму в тій чи тій архівній роботі ми повинні прийняти ту пересічну величінь виробу, яка відповідає пересічному рядовому для даного виду роботи архівному робітникові, що працює з пересічним звичайним, нормальним напруженням. Виходить, якщо ми беремо відомості про роботу різних архівних робітників в їхній масі, беремо ці відомості в досить значній кількости, беремо їх за умов звичайної, нормальної обстанови роботи і, звідси, з цих відомостей зуміємо одержати якісь то дійсно правильні, тоб-то типові пересічні, то вже через це ми правильно підійдемо до числових позначень виробу нормального, себ-то норм виробу. Отже треба одержати тії пересічні; а такі пересічні, одержувані з низки окремих спостережень та що дають показники норм для даного ряду окремих фактів, можна вивести правильно, науково і об’єктивно лише способом застосування статистичної методи. Виходячи з таких міркувань, для виведення норм виробу з вище охарактеризованих відомостей треба, по змозі статистично точно, одержати статистичні пересічні. Ясна річ, що уживатися тут з витончених вправ математичної статистики буде недоречне тому, що наявний матеріял надто грубий методою його добіру і дуже незначний своєю кількістю, отже він є той матеріял, з яким буде невірно оперувати витонченими методами сучасної математичної статистики, розрахованими на матеріяли набагато тонкіші і точніші. Проте, в статистичній методі є для такого матеріялу способи його опрацювання грубіші, елементарніші, алеж для нашої мети вони дають досить певні результати.
Статистична метода пропонує кілька способів для виве¬дення пересічних, кілька типів пересічних, алеж до того всі оці типи (чотири основних) – і це надто важливо – повинні давати дуже близькі числові визначення для даного ряду в тому випадку, якщо ці пересічні справді відбивають собою в основному чинення постійних причин, тоб-то вимірюють собою саме нормальний типовий випадок. Взагалі статистична метода потребує для типовости пересічної, щоби той ряд, з якого її виводять, був би, як висловлюються статистики, досить сталий. Отжеж, передовсім доводиться з’ясовувати, а чи досить «сталий» той ряд даних в переведенні будь-якої роботи, який утвориться в нас на підставі вище з’ясованих відомостей. В нас, приміром, є відомості про 152 випадки складання опису ф. № 2; ми повинні взяти ввесь оцей ряд і насамперед з’ясувати, наскільки він сталий; ряд цей такий (подаємо його поруч з кількістю випадків в 1 робочу годину):
Число справ описаних за ф. № 2 в 1 год. – 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Число випадків – 8 31 24 26 14 14 14 10 4 5 1 1
Перший момент, що встановлює сталість ряда, – є кількість взятих випадків ; це первісно – груба ознака, яку, проте, ігнорувати не можна; за десятка-двох (а тим паче за декількох одиниць) випадків сталість ряда напевно відсутня, тому ряди з незначною кількістю випадків (варіянт) треба по-просту відкидати і скупчувати кількість випадків (варіянт) не менш 5-6 десятків, до того ж, взагалі, що менше є випадків, тим при інших однакових умовах ряд доводиться вважати менш сталим. В наведеному прикладі кількість випадків, виходить, треба визнати порівняно задовільною.
Другим моментом, що визначає сталість ряда, можна взяти пересічне відхилення ряда; як відомо, більш певною ознакою буде пересічне квадратичне відхилення, проте для нашої мети і за нашого матеріялу цілком достатньо брати по-просту пересічне відхилення і вважати ряд досить сталим, якщо це відхилення коливається у межах 25%-30% простої пересічної ряда; так от вказує статистична метода. В наведеному прикладі пересічне відхилення у відсотках до пересічного всього ряда визначиться в 23,4%. Таким чином і цей показник сталости для даного ряду треба визнати задовільним.
За третій момент, який визначає сталість ряда, править з погляду статистичної теорії, близькість між собою головніших кількістю видів (чотирьох) пересічних даного ряда: що ближчі один до одного всі ці чотири види пересічних, що більше вони збігаються, тим то ряд треба визнати сталішим. В наведеному прикладі пересічні ці такі: проста – 8,5, медіяна – 8, пондерата (зважена) – 8,5 і мода – 7-8.
Таким чином всі пересічні збігаються надзвичайно близько, і це теж таки говорить за відносну сталість ряда.
Наведені три ознаки, що характеризують сталість ряда, в їхній сукупності і в погодженності їхніх визначень дають для нашої мети достатню можливу характиристику ряда, вже й дають можливість скласти думку про його сталість або навпаки, тоб-то дають змогу вирішати, а чи можна добути з даного ряду нормативну пересічну, пересічну норму, чи то даний ряд для такої мети не придатний. В наведеному прикладі як раз всі три показники однаково говорять про порівняну сталість ряда, отже, виходить, цим рядом можна користуватися для встановлення норми. З попереднього ми бачили, що статистична пересічна сталого ряду і буде по суті тим нормальним показником, якого можна в цілому прирівняти до пересічної норми виробу в даному типі архівознавчої роботи, тоб-то (в нашому прикладі) в написанню описів ф. № 2; отже в подаваному прикладі робимо такий висновок: наявний ряд за всіма ознаками треба визнати досить сталим, статистичну пересічну – відносно точною (тоб-то, що вона визначає типовий стан), отже можна прийняти за норму виробу складання опису – 8 справ в 1 год. для одного робітника.
Вважати дану норму остаточною, розуміється, ще не можна; вона має попередньо орієнтовний характер, тоб-то її ще потрібно перевірити лябораторно і потім, якщо лябораторна перевірка дасть близькі результати, можна завести її до обчислень, проте, з тим, щоб і далі її всіляко виточнювати. Не завжди добраний матеріял дасть і може дати такі порівняно сприятливі позитивні наслідки, як у вищенаведеному випадку. Може статися, що переведена перевірка сталості ряда дасть більш сумнівні результати; тоді доведеться говорити про можливість одержати лише як би натяк на можливу норму, натяк, що може мати тільки широко орієнтовне значення та що його можна взяти лише за вихідну точку для дальшого встановлення так чи так прийманої справжньої норми. Ось для прикладу такий випадок.
Добрано матеріял в роботі над формуванням в’язок із справ; число випадків (варіянт) – 91; випадки такі:
Зроблено в 1 год. в’язок – 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 17
Число випадків – 8 24 16 14 6 6 1 2 1 2 5 1 2 1 2
Тут кількість випадків в загальному задовільна; проте, пересічне відхилення – 40 % – значне і свідчить про несталість ряда; чотири пересічні, – проста – 5, пондерата – 5, мода – З і медіяна – 4, – все ж таки розходяться, хоч і не дуже, проте таке розходження теж не говорить за сталість ряда, одне слово, всі дані свідчать про те, що ряд сталістю своєю сумнівний, а тому й пересічна його, якщо її брати за норму, тоб то 4, теж сумнівна, і може бути прийнята лише широко орієнтовно, як вихідна величінь для дальших розроблень.
Зрештою, можливий і такий випадок; коли добраний матеріял дає визначені негативні показники і тоді доводиться взагалі відмовлятися робити хоч би який висновок з даного матеріялу, а по-просту не припиняти скупчувати його дальше. Ось характерний приклад з цього боку. Встановлюється норма виробу в роботі над перевіркою архматеріялів за передатними на цей матеріял описами. Статистичний матеріял для цього маємо такий: взято на облік 53 випадки (варіянти), пересічні такі: проста – 169, мода – 60, пондерата – 129 і медіяна – 110; пересічне відхилення (у відсотках до пересічної) – 50%. Якщо кількість випадків не така вже й мала, то пересічні розбігаються надто широко: 60 і 169, пересічне відхилення безперечно теж таки досить значне, щоби правити за показник великої несталости ряда; ряд з такою характеристикою безумовно аж ніяк використати не можна; тут, виходить, треба відмовитися знайти будь-яку норму, а треба далі скупчувати «випадок», збільшувати ряд доти, поки він не дасть відповідних ознак сталости; тут поки що ні про яку норму взагалі, – навіть зовсім грубо орієнтовну, – говорити не доводиться.
Отже, скупчений матеріял в масовому досвіді різних архівно-технічних робіт мусить бути оброблений статистично в спосіб тільки но викладений, і в наслідок такого оброблення зрештою і будуть виведені орієнтовні норми, хоч би і не остаточні, з потребою дальшої перевірки і ще більшого зафіксування в спосіб вже лябораторного оброблення.
Перш, ніж перейти до принципового висвітлення питане про таке лябораторне пророблення норм, треба спинитися на одному надто важливому моменті і його підкреслити. Треба зважати на те, що різні архівно-технічні роботи піддаються облікові з дуже неоднаковим ступенем важкости і певности, через що й порізному можуть бути нормовані. Якщо є низка робіт порівняно простих, значною мірою механізованих, облік, а потім і нормування яких порівняно легке і може бути зроблено досить точно (напр., нумерування аркушів в справах, складання опису № 1 і навіть № 2 за точно визначеного стану описуваного матеріялу, формування в’язок, пов’язування їх і т. інш.), то є архівно-технічні процеси певною мірою самі собою складні, порівняно мало механізовані, в надто значній мірі в їхньому ході (отже і в їхніх нормах) залежні від індивідуальних, важко враховуваних, особливостей, як власне робітника (його підготовленність, знання, уміння, досвідченість тощо) так само і архівного матеріялу, який своїми властиво-стями може бути надто індивідуальний (напр., складання опису ф. З, розбір по фондах розбитого матеріялу за відсутности зовнішніх ясних ознак, складніші форми описання, розбір в середині фонда з виявленням зовсім невідомої структури складної і мало вивченої установи і т. інш.). Ясна річ, вироблення норм для робіт останньої категорії далеко не завсігди може бути переведене, мусить провадитися з особливою обережністю і дуже часто може взагалі не дати певних результатів, з чим доведеться вже миритися; навпаки, – перша категорія робіт піддається облікові порівняно легко і виведені тут норми можуть бути досить точними.
Другий основний прийом для цього процеса вивести норми архівно-технічного виробу я назвав би умовно прийомом лябораторним. Після того, як вищез’ясований статистичний спосіб дасть деякі результати задовільної точности, їх слід перевірити лябораторно, тоб-то через спеціяльно поставлені (один чи декілька) досвіди, що їх провадять в архівно-лябораторній обстанові за допомоги належно кваліфікованих архівних робітників. В основному процес цей відбувається ось як.
З числа найдосвідченіших в тій або тій архівно-технічній роботі архівістів вибирається один, йому дають певний, заздалегідь встановленої якости, матеріял і він вже в певних завчасно встановлених умовах провадить попередньо з’ясоване завдання під безпосереднім керівництвом і контролем когось з висококваліфікованих архівістів-спеціялістів. Завдання, що його отут дають, мусить мати на меті встановити норму виробу в тій або тій архівно-технічній роботі для даного досвідченого архівного робітника, цілком сумлінного в своїй роботі, в звичайних умовах роботи, з пильним обрахунком характеру матеріяла, поданого для опрацювання і під відповідним наглядом, що коректує хід спроби, одного-двох спеціялістів високої кваліфікації. Такі досвіди повинні бути не поодинокі, а йти серіями, щоби запобігти впливові іноді важко враховуваних випадкових причин, як напр., надта втома архівіста, ненормальний стан його здоров’я, та чи та помилка в добіру матеріялів і т. інш. Одержані наслідки мусять бути зіставлені з відповідними результатами статистичного способу.
Таке порівнання є конечний етап у виведенні норми виробу. Якщо виявиться, що результати, одержані і статистичним і лябораторним способами так чи так збігаються, або, певніше, – не сходяться лише у вузьких рямцях, то ці результати можна вважати показниками для норми і її вже встановлювати відповідно до них. Якщо ж тут виявиться розходження досить значне, то очевидячки, виведення норм непосередньо з оцих показників є неможливе; тоді потрібно, з одного боку, продовжувати скупчувати масовий матеріял, з другого, – повторити лябораторний досвід, замінити по змозі усі інгредієнти цього досвіду і знову порівняти статистичні висновки, одержані на підставі нового матеріялу, з висновками нової лябораторної спроби; і робити так доти, поки не визначаться досить близькі і досить гарні якісно в процесі їхнього одержання висновки-показники, з яких вже і можна буде мати показник норми виробу.
З попереднього, гадаємо, ясно, що, поперше, робота над встановленням норм, щоб її як слід виконати, потребує досить часу, обережности і пильности; не можна її проробити в два-три місяці не ризкуючи допуститися надто великих помилок, не можна її провадити так собі, між іншим, без якнайпильнішої уваги до її переведення. Подруге, робота над встановленням норм ніколи не дасть математично точних, незмінних конечних результатів; тії результати, тії норми завжди матимуть не абсолютний, а відносний характер; вони лишень показуватимуть тую величінь, біля якої треба вважати нормальним виріб, що його маємо в тім або тім конкретнім випадку; норма дасть орієнтовну величінь і як така, вона буде цілком точна, – але не більше. Проте, цього цілком досить для тих цілей, про які згадувано напочатку статті і заради яких потрібне встановлення норм вибору.
В даній статті не лічить торкатися дальшої деталізації викладеного процесу в його принциповому обгрунтуванню і основних моментах; вважаю лише, що запропонований оце шлях одержати норми виробу в архівно-технічній роботі поперше, досить забезпечує об’єктивність одержаних результатів і подруге досить теоретично науково обгрунтований для одержання доброякісних показників норм.
Стаття була опублікована у журналі “Архівна справа” (1931 р., книга 4, с. 47-53).