Який архівний матеріял треба зберігати та який можна без шкоди знищити – це питання надзвичайно важливе, а воно досі дуже мало освітлене в спеціальній архівознавській літературі. Цілком зрозуміло, що деяку частину архівного матеріалу можна й треба нищити. Це доводиться робити хоч би вже тому, що нема ніякісінької змоги мати стільки архівних помешкань, щоб можна було там зберігти всю ту масу архівного матеріялу, що збільшується кожного року. Це неможлива річ надто тепер, коли в нас така велика житлова криза. Потім, як що зберігати геть чисто всі архівні матеріали, то на це довелося-б витрачати силу коштів, невідповідно до державних витрат на інші пекучіші потреби. Нарешті, як побачимо далі, нема ніякої рації, ніякої користи зберігати деякі категорії (та іще й дуже великі) архівних матеріялів. Отже якусь частину архівного матеріялу доводиться нищити. Однак, не можна й того забувати, що знищеного матеріалу ніяк не можна відновити, що він загинув назавжди, що помилки в цій справі виправити пізніше абсолютно не можна. Отже зрозуміло, яка то важлива та відповідальна робота для архівіста вирішати питання, чи можна знищити якусь частину архівного матеріялу. Зрозуміло, як ото обережно треба вирішати це питання, щоб не зробити помилки, бо ж її виправити нема змоги. Краще иноді зберігти зайве, бо ж знищити його завжди можна, як знищити помилково якийсь матеріял. І ось, перед архівним робітником і стає важке питання: чим треба керуватися, на які ознаки вважати, щоб найвірніше визнати, що той чи інший матеріал слід зберігти або, навпаки, можна без найменшої шкоди знищити. Відповісти на це нелегко: питання цього в спеціальній літературі майже не торкалися [Цього питання торкається цікава стаття С. Богоявленского «Работа поверочной и разборочных комиссий» («Архивное Дело», вып. V-VI, 1926 г.).], вирішити його цілком в невеликій статті неможливо, отже я в свойому дальшому викладі зроблю спробу накреслити тільки деякі віхи, згадаю тільки про деякі окремі боки цього дуже великого питання, яке доведеться розглядати не один раз та правильне вирішення якого має надзвичайно велику вагу для архівної справи.
Почнемо з того, які документи не мають безумовно науково-історичного значіння, так що їх без всякої шкоди можна нищити. Часто серед архівного матеріалу є точні копії одних і тих же документів. Часто-густо таких копій, цілком тотожніх до оригіналу та цілком однаковісіньких, є кілька десятків примірників. Отже й виникає питання, чи варто переховувати ці копії, коли зберігається оригінал? Отже, знищуючи копії, ми не нищимо ніяких історичних слідів, ніяких історичних даних, бо ж вони залишилися цілком в оригіналах, що зберігаються. Отже можна дозволяти нищити такі копії в архівному матеріялі, бо від цього шкоди нема. Почтово-телеграфне відомство кожного року здає архівам силу-силенну так званої «задейственной» телеграфної бинди, тоб-то паперової бинди, на якій надруковано телеграфним апаратом текст телеграм, точний оригінал яких завжди є в так званій, «телеграфній відчитності» тих же установ; коли ж ці телеграми посилали які-небудь державні та громадські установи, то точні копії цих телеграм лишаються ще й в діловодстві цих установ. Телеграфна бинда, таким чином, є точна копія; коли її оригінали зберігаються (чи то в телеграфній відчитності, чи у вигляді «відпусків» телеграм у справах установ), то нищити такий архівний матеріял, звичайно, можна.
Отже можна без шкоди нищити копії, але на двох умовах: 1) щоб зберігався оригінал та 2) щоб ці копії цілком тотожні були оригіналові. Але архівіст повинен пильно стежити, щоб копія не була копією тільки на перший погляд, повинен її уважно розглянути, щоб не було відмін проти оригіналу.
Часто-густо буває, що архівному робітникові доводиться мати діло замісць впорядкованого хоч би трохи архівного матеріалу, із купою клаптів паперу, в яку перетворився той чи інший архівний матеріял. Цієї купи вже й розібрати не можна, бо кожен папер, кожен документ з цієї купи втратив зрозумілий текст, його не можна прочитати, бо папери ці порвані, потерті, вкриті брудом і т. д. Безумовно, такий архівний матеріял можна цілком певне віддавати на утилізацію, на знищення. Тут ми маємо по суті не архівний матеріял, а, власне, паперовий хлам, він уже втратив значіння саме архівного матері ялу. Тут тільки треба бути обережним, щоб серед отого всього паперового мотлоху не прогавити акихось окремих документів, що можуть бути досить зрозумілі та цікаві; відокремлювати такі документи, звичайно, потрібно. Така друга категорія архівного матеріялу, що її можна без шкоди нищити.
Серед архівного матеріялу трапляються іноді групи документів ще однієї – третьої категорії, що їх теж без шкоди можна нищити. Це – документи незрозумілі, немов би зашифровані, а шифр до них безнадійно втрачено. Як на дуже яскравий приклад таких документів, можна вказати на збірку приватніх телеграм, надісланих з будь-якої телеграфної станції. Значна більшість цих телеграм написана дуже короткими реченнями, іноді – окремими словами, дуже часто умовними (у пересилача з адресатом) виразами, що незрозумілі або нічого не дають своїм змістом архівістові та історикові – дослідникові. Що зрозуміло, наприклад, з телеграми: «все зроблено висилай швидче Петро» або з телеграми адресованої Петрову про приїзд сьогодні Віри і т. п.? Коли б така телеграма знайшлася серед листування цього Петрова, там би ми знали, хто такий цей Петров, як щоб по листуванню можна було відновити точний зміст та значіння цієї телеграми в житті цього Петрова, тоді б ця телеграма була б зрозуміла і, можливо, її не нищили-б, але знайдена серед купи інших телеграм, вона назавжди лишається незрозуміла, отже її значіння, як історичного документу, нікчемне, і групи, маси таких документів можна утилізувати без шкоди для науково-дослідчої праці. Звичайно, серед маси таких незрозумілих телеграм можна натрапити на телеграми або за підписом відомих в історії людей або випадково звязаних з якою-небудь цікавою історичною подією, такі телеграми, звичайно, треба вибрати й зберігати, але все таки лишається маса, про яку говорилося ото раніше та яку можна знищити без шкоди з погляду науково-історичного.
Четверту категорію архівного матеріялу, який можна дозволити знищити, становлять документи, що їхній зміст увесь цілком відбився в яких-небудь інших документах, що переховуються в архівному сховищі. Ось приклад: в установі заведено відчитність тижневу й річну за ріжними формами, назбиралася сила форм кожної з цих відчитностів; як розглянути та порівняти форми тижневої та річної відчитности, то побачимо, що і в тій і в другій є цілком однакові графи, в них заносять однакові дані, причому всі дані без винятку, що є в тижневій відчитності, перенесено без жодних змін у відчитність річну, отже тижнева відчитність цілком відбивається у відчитності річній. Таким чином, коли ввесь зміст однієї групи документів цілком відбивається в іншій групі, тозрозуміла річ, одну з таких груп можна без шкоди знищити. Тут можна вважати, що ми маємо оригінал та копію, але тільки копію не в точному розумінні цього слова, не копію по формі, але копію по змісту. Таку копію по змісту можна знищити, коли лишається оригінал, бо ж тоді в знищеному матеріялі не втрачаємо жодного історичного факту. Однак, треба вважати на те, щоб дійсно всі дані без винятку, що є в матеріалі, призначеному для знищення, відбивалися в залишеній для переховування групі документів. Але це буває не завжди, і часто тільки деяка частина даних одного архівного матеріялу відбивається в іншому, друга ж частина не відбивається зовсім. Тут доводиться встановлювати, в якій мірі ця друга частина цікава та цінна. Як що вона не цікава та нецінна (це питання треба вирішити дуже й дуже обережно), то можна її не брати на увагу та можна вважати, що дані одного архівного матеріялу цілком відбиваються в іншому, отже можна знищити архівний матеріял, що є дублетом. Наприклад, так звані «ісповідні книги» православних церков в свойому основному змісті відбиваються у збірних табличках при кожній книзі, однак, у цій табличці нема: а) імен та прізвищ тих осіб, що були на сповіді та б) не зазначено їхній вік. Ці дані нецікаві та неважливі, бо ж імена та прізвища можна для даного села відновити по «посімейних списках», вони не звязані з якими-небудь історічними особами, отже нічого не говорять та й не можуть говорити дослідникові (наприклад, ім’я селянина Івана Петрова з такого то села та парафії), а дані про вік дуже неточні та випадкові (їх, звичайно, пише дячок, запитуючи тих, що прийшли сповідатися), значить, вони не мають ніякісінької ваги. Таким робом в останніх аркушах книги у збірних табличках відбито всі дані, що є в самій книзі, за винятком двох груп цих даних, неважливих та нецікавих. Отже можна вважати, що, коли зберігаються ці аркуші книг, то можна знищити решту книги, як архівний матеріал, що є дублетом. Але це можна зробити порівнююче без шкоди тільки для новіших часів – з 1870 року, коли майже паралельні відомості про населення можна знайти також і по інших джерелах (даних статистичних комітетів, земської статистики та інш.).
Таким робом, треба вважати за правило, що без шкоди утилізувати можна тільки той архівний матеріял, що цілком що до його змісту відбився в іншому матеріялі, який зберігся та переховується в архівному сховищі, або ж, принаймні, відбився всіма своїми цікавими та важливими частинами. Вирішати питання про те, чи цікава та важлива єсть та чи інша частина архівного матеріялу, треба дуже обережно.
Оце такі-о категорії архівних матеріалів можна утилізувати без шкоди. На практиці, частіше всього доводиться мати діло з останньою категорією: з матеріялом, що вже цілком відбився в іншому, з матеріалом, що є дублетом; такого матеріялу сила-силенна по діловодних фондах фінансових (де встановлено різного роду відчитність), почтово-телеграфних та залізничних установ.
Як що можна встановити категорії архівних матеріялів, що їх без шкоди для життя та науки можна знищити, то так само можна встановити й категорії архівних матеріялів, що їх ні в якому разі не можна нищити, а треба неодмінно зберігати.
Вже досить давно та одноголосно у всій практиці світового архівного будівництва встановлено правило: не можна ні в якому разі нищити архівні матеріали, датовані раніше того чи іншого строку, тоб-то ті матеріали, що належать до старих часів. Строк по різних країнах встановлено неоднаковий, але по всіх країнах документи до 1800 року не підлягають знищенню. Кожний документ, кожний архівний матеріял, що з’явився на світ до 1800 року, є науково цінний, і його неодмінно слід зберігати. І це, безумовно, правильно, бо ж, насамперед, архівних матеріалів до початку XIX віку збереглося так порівнююче мало, що зберігати їх всі технічно річ можлива. До того ж їх загинуло стільки, що дослідники історики, працюючи над тією частиною, що залишилася, постійно відчувають недостачу матеріялу, дефектність. Отже, насамперед, нема практичної потреби нищити далі такі архівні матеріали, а подруге таке знищення значної шкоди наробило б науково-історичній й дослідній праці. У практиці Укрцентрархіву досі було встановлено строк – 1870 рік; нищити архівні матеріали раніше цього часу визнано за річ цілком неприпустиму, за винятком окремих, цілком одиночних випадків.
Так само треба вважати за неможливе знищення архівних матеріялів, що, хоч і датовані пізнішім часом, проте належать до часів великої історичної ваги, часів, від яких іноді залишилося взагалі небагато документів. Отже такі документи набувають ще більшої історичної ваги. Ось саме з цих міркувань треба зберігати всі архівні матеріяли років 1905-1907 та 1917-1921 (для території УСРР). Як що й є які-небудь особливі обставини, що дозволяють говорити про знищення архівних матеріялів вищезазначених часів, то це може бути тільки в цілком виняткових поодиноких випадках. Звичайна річ, вирішувати питання про знищення таких архівних матеріялів треба дуже обережно. Можна тільки побажати, щоб не доводилося зовсім нищити матеріяли цих часів. Тут можна в звязку з тим, що сказано раніше, зазначити, що коли йде мова про те, чи можна нищити порівнююче новий архівний матеріял, то велику вагу, має кількість архівного матеріялу, що зберігся від даної доби або даного значного історичного явища: що менше збереглося такого матеріялу взагалі, то більше є підстав зберігати його в архівосховищі та не нищити його, бо ж, зрозуміло, історічне значіння матеріялу збільшується в міру зменшення його загальної кількости. Така перша і велика категорія архівного матеріялу, що не підлягає знищенню.
Друга категорія архівного матеріялу, що не підлягає знищенню, це – увесь матеріял, що ще не втратив для цього часу справочно-ділового значіння. Зрозуміла річ, що коли який-небудь діловодний фонд ще є потрібний або ж може бути в тій чи інший своїй частині потрібний для довідок у поточній роботі якоїсь установи, то такого матеріялу нищити ні в якому разі не можна. Вирішувати питання, чи має той чи інший матеріял таке довідкове значіння та на який час, може тільки та установа, що їй потрібний єсть цей матеріял для такої мети. Архівні органи, зрозуміла річ, вирішувати це питання не можуть.
Є ще одна, третя категорія архівного матеріялу, що не підлягає знищенню, це – зразки архівних матеріялів, що їх ухвалено знищити. Знищуючи якісь архівні документи, завжди треба залишати для постійного зберігання окремі зразки цих документів. По цих зразках бачимо відбиток та приклади діловодних форм, приклади маніри та способу писання, приклади виявлення у різні часи та за різних умов різноманітної діяльности та праці (зразки законодавчих актів, протоколів зібрань або засідань, зразки приватніх листів то-що) – все це цікаві та потрібні дані для історика-дослідника. Крім того, ці дані можуть мати велике допоміжне значіння і для архівіста, як йому доводиться встановлювати значіння, розуміння та час того чи іншого документу, коли цей документ схожий єсть до якогось із вищезгаданих зразків.
Лишається, нарешті, ще четверта – й остання – велика категорія документів архівних матеріялів, що її треба зберігати та не можна нищити. Це – архівні матеріали науково-цінні. Встановить, чи науково-цінні ті чи інші матеріяли, можна тільки, вивчивши внутрішній зміст всіх документів, що становлять даний архівний матеріял. Не треба забувати, що всі ті категорії архівного матеріялу, про які вище сказано, що їх можна нищити, не мають цієї наукової ціни. Отже, не в цих категоріях, але, поза ними, в решті архівного матеріялу тільки можна шукати науково-цінний матеріял. За-для того, щоб встановлювати, чи має наукове, історичне значіння той чи інший архівний матеріял, архівістові-розборщикові треба мати відповідну підготовку. Йому треба знати хоч би головні віхи історичного процесу тієї країни, матеріяли якої він розбирає. Тільки тоді архівіст-розборщик буде спроможний вирішувати питання, в якій мірі якась згадка в архівному матеріялі про ту чи іншу подію або історичний факт є історично-науково-цінна. Наприклад, архівіст має в своїх руках невелику «справу» повітового справника одного з повітів Харківської губернії першої третини 19 в., де є повідомлення цього справника про батьків якихсь братів Борисових. Оцінити, яку науково-історичну вагу має цей матеріял, архівіст може тільки в тому разі, коли він знає історію декабристського руху, історію Товариства З’єднаних Слов’ян, ролю в цьому товаристві братів Борисових, загальну ролю декабристів у розвиткові революційного руху в Росії. Коли-ж архівіст цього нічого не знає, то він не зможе зрозуміти ваги вищезгаданого архівного матеріялу, не зверне на нього ніякісінької уваги, не помітить його, бо ім’я Борисових йому нічого не говорить, і він не зрозуміє всього значіння тих фактів, що є в даній архівній справі для історії революційного руху в Росії на початку XIX віку. Або инший приклад: відшукавши уривок діловодства якогось революційно-військового комітету на території УСРР 1919 року, архівіст не зможе зрозуміти та оцінити наукове значіння цього архівного матеріялу, коли він не знає історії революційного руху на Україні, ролі та ваги революційних комітетів, коли не знає того, що від них залишилося дуже мало архівного матеріялу, та інших подібних моментів з розвитку історичного процесу на Україні.
Питання про окремі моменти, що визначають науково-історичне значіння архівного матеріялу, – питання важке та складне. Його нема змоги розглянути в цій статті, але конче потрібно розглянути окремо, присвятити йому окрему увагу. Тут треба зазначити тільки одне: не можна нищити архівний матеріял науково-історичного значіння, а встановлювати, чи має таке значіння архівний матеріял, можуть тільки ті архівні робітники, що мають добру підготовку та знають процес історичного розвитку тієї країни, над архівними матеріялами якої їм доводиться працювати.
Отже, в цій своїй статті я зробив спробу вказати ті групи архівних матеріялів, що їх, незалежно від докладної аналізи їхнього внутрішнього змісту, можна без шкоди знищити, а також і ті групи архівних матеріялів, що їх, також незалежно від аналізи їхнього внутрішнього змісту, не можна нищити без шкоди і для науки і для поточного життя. Так само довелося вказати й на ту групу архівних матеріялів, що їхній внутрішній зміст вказує, що ці матеріяли нищити не можна. Цю останню групу доведеться докладніше розглянути иншим разом.
Стаття була опублікована у журналі “Архівна справа” (книга 2-3, 1927 р., с. 49-54).