Який архівний матеріял треба зберігати та який можна без шкоди знищити – це питання надзвичайно важливе, а воно досі дуже мало освітлене в спеціальній архівознавській літературі. Цілком зрозуміло, що деяку частину архівного матеріалу можна й треба нищити. Це дово­диться робити хоч би вже тому, що нема ніякісінької змоги мати стільки архівних помешкань, щоб можна було там зберігти всю ту масу архів­ного матеріялу, що збільшується кожного року. Це неможлива річ надто тепер, коли в нас така велика житлова криза. Потім, як що зберігати геть чисто всі архівні матеріали, то на це довелося-б витрачати силу коштів, невідповідно до державних витрат на інші пекучіші потреби. Нарешті, як побачимо далі, нема ніякої рації, ніякої користи зберігати деякі категорії (та іще й дуже великі) архівних матеріялів. Отже якусь частину архівного матеріялу доводиться нищити. Однак, не можна й того забувати, що знищеного матеріалу ніяк не можна відновити, що він заги­нув назавжди, що помилки в цій справі виправити пізніше абсолютно не можна. Отже зрозуміло, яка то важлива та відповідальна робота для архівіста вирішати питання, чи можна знищити якусь частину архів­ного матеріялу. Зрозуміло, як ото обережно треба вирішати це питання, щоб не зробити помилки, бо ж її виправити нема змоги. Краще иноді збе­рігти зайве, бо ж знищити його завжди можна, як знищити помилково якийсь матеріял. І ось, перед архівним робітником і стає важке питання: чим треба керуватися, на які ознаки вважати, щоб найвірніше визнати, що той чи інший матеріал слід зберігти або, навпаки, можна без най­меншої шкоди знищити. Відповісти на це нелегко: питання цього в спе­ціальній літературі майже не торкалися [Цього питання торкається цікава стаття С. Богоявленского «Работа повероч­ной и разборочных комиссий» («Архивное Дело», вып. V-VI, 1926 г.).], вирішити його цілком в неве­ликій статті неможливо, отже я в свойому дальшому викладі зроблю спробу накреслити тільки деякі віхи, згадаю тільки про деякі окремі боки цього дуже великого питання, яке доведеться розглядати не один раз та правильне вирішення якого має надзвичайно велику вагу для архівної справи.

Почнемо з того, які документи не мають безумовно науково-істо­ричного значіння, так що їх без всякої шкоди можна нищити. Часто серед архівного матеріалу є точні копії одних і тих же документів. Часто-густо таких копій, цілком тотожніх до оригіналу та цілком однаковісіньких, є кілька десятків примірників. Отже й виникає пи­тання, чи варто переховувати ці копії, коли зберігається оригінал? Отже, знищуючи копії, ми не нищимо ніяких історичних слідів, ніяких історичних даних, бо ж вони залишилися цілком в оригіналах, що збе­рігаються. Отже можна дозволяти нищити такі копії в архівному мате­ріялі, бо від цього шкоди нема. Почтово-телеграфне відомство кожного року здає архівам силу-силенну так званої «задейственной» телеграфної бинди, тоб-то паперової бинди, на якій надруковано телеграфним апара­том текст телеграм, точний оригінал яких завжди є в так званій, «теле­графній відчитності» тих же установ; коли ж ці телеграми посилали які-небудь державні та громадські установи, то точні копії цих телеграм лишаються ще й в діловодстві цих установ. Телеграфна бинда, таким чином, є точна копія; коли її оригінали зберігаються (чи то в теле­графній відчитності, чи у вигляді «відпусків» телеграм у справах уста­нов), то нищити такий архівний матеріял, звичайно, можна.

Отже можна без шкоди нищити копії, але на двох умовах: 1) щоб збе­рігався оригінал та 2) щоб ці копії цілком тотожні були оригі­налові. Але архівіст повинен пильно стежити, щоб копія не була копією тільки на перший погляд, повинен її уважно розглянути, щоб не було відмін проти оригіналу.

Часто-густо буває, що архівному робітникові доводиться мати діло замісць впорядкованого хоч би трохи архівного матеріалу, із купою клап­тів паперу, в яку перетворився той чи інший архівний матеріял. Цієї купи вже й розібрати не можна, бо кожен папер, кожен документ з цієї купи втратив зрозумілий текст, його не можна прочитати, бо папери ці порвані, потерті, вкриті брудом і т. д. Безумовно, такий архівний мате­ріял можна цілком певне віддавати на утилізацію, на знищення. Тут ми маємо по суті не архівний матеріял, а, власне, паперовий хлам, він уже втратив значіння саме архівного матері ялу. Тут тільки треба бути обе­режним, щоб серед отого всього паперового мотлоху не прогавити акихось окремих документів, що можуть бути досить зрозумілі та цікаві; відокремлювати такі документи, звичайно, потрібно. Така друга категорія архівного матеріялу, що її можна без шкоди нищити.

Серед архівного матеріялу трапляються іноді групи документів ще однієї – третьої категорії, що їх теж без шкоди можна нищити. Це – доку­менти незрозумілі, немов би зашифровані, а шифр до них безнадійно втрачено. Як на дуже яскравий приклад таких документів, можна вка­зати на збірку приватніх телеграм, надісланих з будь-якої телеграфної станції. Значна більшість цих телеграм написана дуже короткими речен­нями, іноді – окремими словами, дуже часто умовними (у пересилача з адресатом) виразами, що незрозумілі або нічого не дають своїм змістом архівістові та історикові – дослідникові. Що зрозуміло, наприклад, з теле­грами: «все зроблено висилай швидче Петро» або з телеграми адресованої Петрову про приїзд сьогодні Віри і т. п.? Коли б така телеграма знай­шлася серед листування цього Петрова, там би ми знали, хто такий цей Пет­ров, як щоб по листуванню можна було відновити точний зміст та зна­чіння цієї телеграми в житті цього Петрова, тоді б ця телеграма була б зрозуміла і, можливо, її не нищили-б, але знайдена серед купи інших телеграм, вона назавжди лишається незрозуміла, отже її значіння, як історичного документу, нікчемне, і групи, маси таких документів можна утилізувати без шкоди для науково-дослідчої праці. Звичайно, серед маси таких незрозумілих телеграм можна натрапити на телеграми або за під­писом відомих в історії людей або випадково звязаних з якою-небудь цікавою історичною подією, такі телеграми, звичайно, треба вибрати й зберігати, але все таки лишається маса, про яку говорилося ото раніше та яку можна знищити без шкоди з погляду науково-історичного.

Четверту категорію архівного матеріялу, який можна дозволити знищити, становлять документи, що їхній зміст увесь цілком відбився в яких-небудь інших документах, що переховуються в архівному сховищі. Ось приклад: в установі заведено відчитність тижневу й річну за ріжними формами, назбира­лася сила форм кожної з цих відчитностів; як розглянути та порівняти форми тижневої та річної відчитности, то побачимо, що і в тій і в другій є цілком однакові графи, в них заносять однакові дані, причому всі дані без винятку, що є в тижневій відчитності, перенесено без жодних змін у відчитність річну, отже тижнева відчитність цілком відбивається у відчитності річній. Таким чином, коли ввесь зміст однієї групи документів цілком відбивається в іншій групі, тозрозуміла річ, одну з таких груп можна без шкоди знищити. Тут можна вва­жати, що ми маємо оригінал та копію, але тільки копію не в точному розумінні цього слова, не копію по формі, але копію по змісту. Таку копію по змісту можна знищити, коли лишається оригінал, бо ж тоді в знищеному матеріялі не втрачаємо жодного історичного факту. Однак, треба вважати на те, щоб дійсно всі дані без винятку, що є в матеріалі, призначеному для знищення, від­бивалися в залишеній для переховування групі документів. Але це буває не завжди, і часто тільки деяка частина даних одного архівного матеріялу відбивається в іншому, друга ж частина не відбивається зовсім. Тут дово­диться встановлювати, в якій мірі ця друга частина цікава та цінна. Як що вона не цікава та нецінна (це питання треба вирішити дуже й дуже обережно), то можна її не брати на увагу та можна вважати, що дані одного архівного матеріялу цілком відбиваються в іншому, отже можна знищити архівний мате­ріял, що є дублетом. Наприклад, так звані «ісповідні книги» православних церков в свойому основному змісті відбиваються у збірних табличках при кож­ній книзі, однак, у цій табличці нема: а) імен та прізвищ тих осіб, що були на сповіді та б) не зазначено їхній вік. Ці дані нецікаві та неважливі, бо ж імена та прізвища можна для даного села відновити по «посімейних списках», вони не звязані з якими-небудь історічними особами, отже нічого не говорять та й не можуть говорити дослідникові (наприклад, ім’я селянина Івана Петрова з такого то села та парафії), а дані про вік дуже неточні та випадкові (їх, звичайно, пише дячок, запитуючи тих, що прийшли сповідатися), значить, вони не мають ніякісінької ваги. Таким робом в останніх аркушах книги у збірних табличках відбито всі дані, що є в самій книзі, за винятком двох груп цих даних, неважливих та нецікавих. Отже можна вважати, що, коли зберігаються ці аркуші книг, то можна знищити решту книги, як архівний матеріал, що є дублетом. Але це можна зробити порівнююче без шкоди тільки для новіших часів – з 1870 року, коли майже паралельні відомості про населення можна знайти також і по інших джерелах (даних статистичних комітетів, земської статистики та інш.).

Таким робом, треба вважати за правило, що без шкоди утилізувати можна тільки той архівний матеріял, що цілком що до його змісту відбився в іншому матеріялі, який зберігся та переховується в архівному сховищі, або ж, принай­мні, відбився всіма своїми цікавими та важливими частинами. Вирішати питання про те, чи цікава та важлива єсть та чи інша частина архівного матеріялу, треба дуже обережно.

Оце такі-о категорії архівних матеріалів можна утилізувати без шкоди. На практиці, частіше всього доводиться мати діло з останньою категорією: з матеріялом, що вже цілком відбився в іншому, з матеріалом, що є дублетом; такого матеріялу сила-силенна по діловодних фондах фінансових (де встановлено різ­ного роду відчитність), почтово-телеграфних та залізничних установ.

Як що можна встановити категорії архівних матеріялів, що їх без шкоди для життя та науки можна знищити, то так само можна встановити й катего­рії архівних матеріялів, що їх ні в якому разі не можна нищити, а треба неод­мінно зберігати.

Вже досить давно та одноголосно у всій практиці світового архівного будів­ництва встановлено правило: не можна ні в якому разі нищити архівні матері­али, датовані раніше того чи іншого строку, тоб-то ті матеріали, що належать до старих часів. Строк по різних країнах встановлено неоднаковий, але по всіх країнах документи до 1800 року не підлягають знищенню. Кожний документ, кожний архівний матеріял, що з’явився на світ до 1800 року, є науково цінний, і його неодмінно слід зберігати. І це, безумовно, правильно, бо ж, насамперед, архівних матеріалів до початку XIX віку збереглося так порівнююче мало, що зберігати їх всі технічно річ можлива. До того ж їх загинуло стільки, що до­слідники історики, працюючи над тією частиною, що залишилася, постійно відчувають недостачу матеріялу, дефектність. Отже, насамперед, нема прак­тичної потреби нищити далі такі архівні матеріали, а подруге таке знищення значної шкоди наробило б науково-історичній й дослідній праці. У практиці Укрцентрархіву досі було встановлено строк – 1870 рік; нищити архівні мате­ріали раніше цього часу визнано за річ цілком неприпустиму, за винятком окремих, цілком одиночних випадків.

Так само треба вважати за неможливе знищення архівних матеріялів, що, хоч і датовані пізнішім часом, проте належать до часів великої історичної ваги, часів, від яких іноді залишилося взагалі небагато документів. Отже такі доку­менти набувають ще більшої історичної ваги. Ось саме з цих міркувань треба зберігати всі архівні матеріяли років 1905-1907 та 1917-1921 (для території УСРР). Як що й є які-небудь особливі обставини, що дозволяють говорити про знищення архівних матеріялів вищезазначених часів, то це може бути тільки в цілком виняткових поодиноких випадках. Звичайна річ, вирішувати питання про знищення таких архівних матеріялів треба дуже обережно. Можна тільки побажати, щоб не доводилося зовсім нищити матеріяли цих часів. Тут можна в звязку з тим, що сказано раніше, зазначити, що коли йде мова про те, чи можна нищити порівнююче новий архівний матеріял, то велику вагу, має кіль­кість архівного матеріялу, що зберігся від даної доби або даного значного історичного явища: що менше збереглося такого матеріялу взагалі, то більше є підстав зберігати його в архівосховищі та не нищити його, бо ж, зрозу­міло, історічне значіння матеріялу збільшується в міру зменшення його загальної кількости. Така перша і велика категорія архівного матеріялу, що не підлягає знищенню.

Друга категорія архівного матеріялу, що не підлягає знищенню, це – увесь матеріял, що ще не втратив для цього часу справочно-ділового значіння. Зро­зуміла річ, що коли який-небудь діловодний фонд ще є потрібний або ж може бути в тій чи інший своїй частині потрібний для довідок у поточній роботі якоїсь установи, то такого матеріялу нищити ні в якому разі не можна. Вирі­шувати питання, чи має той чи інший матеріял таке довідкове значіння та на який час, може тільки та установа, що їй потрібний єсть цей матеріял для такої мети. Архівні органи, зрозуміла річ, вирішувати це питання не можуть.

Є ще одна, третя категорія архівного матеріялу, що не підлягає знищенню, це – зразки архівних матеріялів, що їх ухвалено знищити. Знищуючи якісь архівні документи, завжди треба залишати для постійного зберігання окремі зразки цих документів. По цих зразках бачимо відбиток та приклади діло­водних форм, приклади маніри та способу писання, приклади виявлення у різні часи та за різних умов різноманітної діяльности та праці (зразки зако­нодавчих актів, протоколів зібрань або засідань, зразки приватніх листів то-що) – все це цікаві та потрібні дані для історика-дослідника. Крім того, ці дані можуть мати велике допоміжне значіння і для архівіста, як йому дово­диться встановлювати значіння, розуміння та час того чи іншого документу, коли цей документ схожий єсть до якогось із вищезгаданих зразків.

Лишається, нарешті, ще четверта – й остання – велика категорія документів архівних матеріялів, що її треба зберігати та не можна нищити. Це – архівні матеріали науково-цінні. Встановить, чи науково-цінні ті чи інші матеріяли, можна тільки, вивчивши внутрішній зміст всіх документів, що ста­новлять даний архівний матеріял. Не треба забувати, що всі ті категорії ар­хівного матеріялу, про які вище сказано, що їх можна нищити, не мають цієї наукової ціни. Отже, не в цих категоріях, але, поза ними, в решті архівного матеріялу тільки можна шукати науково-цінний матеріял. За-для того, щоб встановлювати, чи має наукове, історичне значіння той чи інший архівний матеріял, архівістові-розборщикові треба мати відповідну підго­товку. Йому треба знати хоч би головні віхи історичного процесу тієї країни, матеріяли якої він розбирає. Тільки тоді архівіст-розборщик буде спроможний вирішувати питання, в якій мірі якась згадка в архівному матеріялі про ту чи іншу подію або історичний факт є історично-науково-цінна. Наприклад, архівіст має в своїх руках невелику «справу» повітового справника одного з повітів Харківської губернії першої третини 19 в., де є повідомлення цього справника про батьків якихсь братів Борисових. Оцінити, яку науково-істо­ричну вагу має цей матеріял, архівіст може тільки в тому разі, коли він знає історію декабристського руху, історію Товариства З’єднаних Слов’ян, ролю в цьому товаристві братів Борисових, загальну ролю декабристів у розвит­кові революційного руху в Росії. Коли-ж архівіст цього нічого не знає, то він не зможе зрозуміти ваги вищезгаданого архівного матеріялу, не зверне на нього ніякісінької уваги, не помітить його, бо ім’я Борисових йому нічого не говорить, і він не зрозуміє всього значіння тих фактів, що є в даній архівній справі для історії революційного руху в Росії на початку XIX віку. Або инший приклад: відшукавши уривок діловодства якогось революційно-військового комітету на території УСРР 1919 року, архівіст не зможе зро­зуміти та оцінити наукове значіння цього архівного матеріялу, коли він не знає історії революційного руху на Україні, ролі та ваги революційних ко­мітетів, коли не знає того, що від них залишилося дуже мало архівного мате­ріялу, та інших подібних моментів з розвитку історичного процесу на Україні.

Питання про окремі моменти, що визначають науково-історичне значіння архівного матеріялу, – питання важке та складне. Його нема змоги розгля­нути в цій статті, але конче потрібно розглянути окремо, присвятити йому окрему увагу. Тут треба зазначити тільки одне: не можна нищити архівний матеріял науково-історичного значіння, а встановлювати, чи має таке зна­чіння архівний матеріял, можуть тільки ті архівні робітники, що мають добру підготовку та знають процес історичного розвитку тієї країни, над архів­ними матеріялами якої їм доводиться працювати.

Отже, в цій своїй статті я зробив спробу вказати ті групи архівних матеріялів, що їх, незалежно від докладної аналізи їхнього внутрішнього змісту, можна без шкоди знищити, а також і ті групи архівних матеріялів, що їх, також незалежно від аналізи їхнього внутрішнього змісту, не можна нищити без шкоди і для науки і для поточного життя. Так само довелося вказати й на ту групу архівних матеріялів, що їхній внутрішній зміст вказує, що ці матеріяли нищити не можна. Цю останню групу доведеться докладніше розглянути иншим разом.

Стаття була опублікована у журналі “Архівна справа” (книга 2-3, 1927 р., с. 49-54).