Від підрозділів Університету

• Структурні підрозділи Університету передають справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (з особового складу) після завершення їх ведення в діловодстві для подальшого зберігання в Архів Університету. Терміни зберігання визначені Номенклатурою справ університету.
• Справи від структурних підрозділів передаються в упорядкованому стані за описами. Вимоги до формування, оформлення справ, складання описів визначені Інструкцією з діловодства в Університеті, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів.
• Архівісти Сектору формування архівних фондів надають методичну допомогу працівникам структурних підрозділів щодо відбору документів на архівне зберігання, проведення їхньої експертизи цінності, складання номенклатури справ підрозділу та впорядкування матеріалів.
• В Архіві проводяться палітурні роботи зі справами тривалого й постійного терміну зберігання.

Від власників документів

• Архів розпочав роботу з приймання на зберігання документів особового походження від працівників й випускників Університету, їхніх родин, осіб, пов’язаних з Університетом, для подальшого використання з науковою метою. Власники можуть передати свої документи на умовах дарування або депонованого зберігання на підставі договору.
• Архівісти Сектору ініціативного комплектування проводять експертизу цінності, впорядкування й описування документів особового походження. Умови використання інформації, яка міститься у документах, визначаються у договорі з власником.
• Перелік документів, які можуть бути передані в Архів для організації особових фондів й спеціальних колекцій: біографічні документи (автобіографії, списки наукових праць, статей, особисті документи, довідки, грамоти, публікації про діяча, вирізки з газет, ін.); листування (листи, вітальні листівки); творчі матеріали (дисертації, рукописи статей, рецензії та відгуки, інтерв’ю, відкриті листи, матеріали круглих столів, дискусій, тексти доповідей, виступів, ін.): зібрані матеріали (виписки з праць, архівних матеріалів, тематичні колекції, ін.); фотографії.
• Архів може приймати документи в електронній формі, а також оцифрувати оригінали документів, які зберігаються у приватних архівах.