Збереження Конституції США може бути простішим, ніж збереження електронних документів
Ліллі-Бет Брінкмен
8 січня 2013 р.
Щороку у Вашингтоні близько 1 млн. людей заходять у ротонду Національних архівів, щоб побачити оригінали «священних» основоположних документів: Конституцію США, Декларацію незалежності США, Білль про права, – які згруповано у виставці, відомій, як «Хартії Свободи».
Зараз, щоб зберегти ці документи від можливого руйнування, доводиться відображати їх при слабкому освітленні.
Сьогодні, коли оцифровують велику кількість документів, напевно, все ж було б простіше зберегти фізичну форму цих 240-річних документів, аніж багато нових електронних, які щодня створюються на комп’ютерах громадянами та урядом США. Папір є надійним, чого не можна сказати про електронні документів та засоби їх створення.
В той час, коли кожен з нас намагається дати собі раду з впорядкуванням фотографій, цифрових документів, які займають гігабайти (найбільше декілька терабайтів) на наших домашніх комп’ютерах, Національні архіви мають справу з такими ж проблемами, але в значно більшому масштабі. Відділ електронних документів, який був створений у 1998 році і спочатку забезпечував функціонування програми, а з 2005 р. діє як окремий репозитарій, працює над вирішенням таких питань:
Які саме документи має зберігати уряд для історії, а які документи не є важливими?
Чи може уряд бути впевненим у тому, що документи можна буде прочитати, переглянути через 50, 100 чи 200 років, адже сучасні технології не можуть існувати так довго? Чи буде формат JPEG використовуватися для перегляду фотографій через 50 років? Яке програмне забезпечення зможе відкрити документ Microsoft Word?
Чи потрібно зберігати кожний президентський електронний лист, враховуючи те, що обмін електронними листами зростає є величезною швидкістю?
Як агентство має визначити, який саме документ є важливим і підлягає зберіганню в архіві?
Національні архіви також отримують електронні документи від федеральних органів для зберігання їх, як частини національного історичного фонду.
Як правило, установи направляють документи до Архівів через рік після створення цих документів. Як Архіви можуть представити ці документи, врахувавши можливість доступу до них завдяки сучасним та майбутнім технологіям?
«Я маю ті ж проблеми вдома, що і тут, на роботі, – сказав Девід Лейк, який забезпечує зв’язок користувачів зі службою архівних програм для електронних ресурсів. – У мене є родинні документи… багато фотографій моїх дітей… Цікаво, що системні адміністратори говорять про стратегії резервного копіювання?».
«Публічні збірки»
У ротонді, де відображаються «Хартії Свободи», знаходяться Публічні Збірки Національного управління архівів та документації, які являють собою постійну інтерактивну виставку, що демонструє окремі документи, визначені Архівами як важливі для розуміння історії США.
На моніторі є фотографії, фільми, аудіозаписи, оригінальні листи та інші документи, а також системи їх пошуку. Відвідувачі можуть вивчити історію країни та зрозуміти роль Національного управління архівів та документації у збереженні цієї історії.
Публічні збірки, відкриті у 2004 р., мають відношення і до проблеми зберігання документів та можуть бути свідченням того, що саме Архіви намагаються зробити для уряду країни.
Лейк зазначив, що Архіви почали отримувати електронні документи від органів державної влади з 1970 р., хоча офіційна програма для їх зберігання не розвивалася аж до 1998 р.
«Підходи до зберігання цифрових документів, насправді, ще досі знаходяться в процесі розробки», – повідомив Лейк. – «Намагаємося опрацювати їх таким чином, щоб можна було забезпечити надійний доступ до всіх електронних документів, які зараз створюються, на 20, 30, 50, 100 і більше років».
Відділ, який працює з електронними документами, вважає цінними, а, відповідно, і такими, що можуть бути передані у Національні архіви, лише 2 % з-поміж всіх цифрових документів, які створені федеральними органами.
Президентська електронна пошта
У 2009 р., після закінчення терміну президента Буша, архів отримав близько 82 терабайти електронних президентських документів, серед яких є 200 млн. електронних листів. Електронні ресурси адміністрації президента Обами за перші чотири роки вже оцінюються у більшому розмірі, аніж ті, що були створені за 8 років президентства Буша. Окрема інформація, зокрема і електронні листи, з часу Буша будуть доступні для громадськості наступного року відповідно до принципів відкритості інформації, інша частина не буде доступна протягом 72 років. Обидві групи визначені законом.
«Ми повинні бути впевнені у тому, що через 72 роки, коли можна буде відкрити інформацію для широкої публіки, документи будуть у форматі, який є легкодоступним, – зазначив Лейк. – Тому ми змушені стежити за змінами у розвитку технологій».
Він сказав, що один із можливих шляхів – перевести документи у більш надійний, широко застосовуваний формат і стежити за тим, як розвиваються нові. Здебільшого, як наголосив Лейк, це не включає збереження робочих пристроїв зі старим програмним забезпеченням, хоча це вже є іншою можливістю для зберігання.
Що за лаштунками?
За лаштунками цих публічних збірок працюють цілі групи людей, які спеціалізуються на певних ділянках роботи: збереженні відеозаписів, співпраці з установами з метою отримання їх документів, ін. Вони працюють з документами різних типів та стежать за змінами у технологічних процесах.
Вони також забезпечують можливість доступу до документів через мережу інтернет, скануючи старі документи або відкриваючи існуючі бази даних.
Лейк почав працювати в Архівах 18 років тому, коли до посади архівіста ще були традиційні вимоги. Тоді він опрацьовував військову та цивільну документацію.
Знання з інформаційних технологій він отримав, працюючи з базами даних та регулярно навчаючись, оскільки вимоги до роботи зростали. Функції, які він виконував в області прийому документів, теж видозмінювалися.
Відвідуючи архіви особисто або через мережу інтернет, користувачі можуть читати листи президентів, як-от листи Авраама Лінкольна, або документи людей, які служили у армії. Вони також можуть вивчати інші інформаційні бази даних, які зуміли представити Архіви.
«Це все ніколи не буде статичною системою, – зазначив Лейк. – Перед нами дійсно стоять великі виклики».
Стаття на англійській мові див.: http://newsok.com/preserving-the-u.s.-constitution-might-be-easier-than-preserving-electronic-records/article/3743888/?page=1